La plateforme de gestion documentaire cloud « Autodesk Docs » permet aux équipes de mieux collaborer, de réduire les erreurs et d'assurer le bon fonctionnement de leurs projets.

Que l’on utilise Autodesk Build, Autodesk BIM Collaborate ou Autodesk Takeoff, la maitrise d’Autodesk Docs peut faire toute la différence dans un workflow d’entreprise.

Comment en tirer le meilleur parti ?

Je vais essayer de vous donner quelques conseils simples et pratiques pour optimiser votre expérience Autodesk Docs !

Gardez les fichiers et dossiers organisés

Un système de dossiers bien structuré permet de gagner du temps et d'éviter toute confusion. Pour ne pas fouiller dans d'innombrables répertoires ou fichiers, il faut établir dès le début une stratégie d'organisation claire.

Comment garder les choses en ordre :

Utilisez des noms de fichiers cohérents afin que chacun puisse trouver rapidement ce dont il a besoin.
Organisez les documents par phase du projet (par exemple, APS, APD, EXE, Etc…).
Créez des dossiers distincts pour différentes disciplines (architecture, structure, MEP, etc.).
Étiquetez les fichiers avec des mots-clés et des métadonnées pour une meilleure recherche.
Marquez vos fichiers les plus utilisés comme favoris pour un accès rapide.
Profitez des fonctionnalités de contrôle des documents

La sécurité des accès aux documents et une des préoccupations principales des entreprises, qui accède à quoi, qui doit modifier ou accéder à des fichiers importants. Autodesk Docs offre d'excellents contrôles d'autorisation pour garantir que seuls les membres de l'équipe concernés peuvent consulter ou modifier les documents.

Comment améliorer la sécurité des documents :

Attribution de rôle et d’autorisations pour limiter l’accès si nécessaire.
Utilisation de dossiers structuré pour contrôler qui peut modifier, afficher ou télécharger des documents.
Suivre les différentes modifications grâce au contrôle de version des fichiers, permettant ainsi de ne pas perdre les mises à jour importantes.
Configuration des approbations de fichiers pour garantir que chaque intervenant désignés, est examiné les documents avant d’être partagés.
Automatisation des approbations de fichiers pour gagner du temps

La révision et l'approbation manuelles des fichiers peuvent ralentir le processus. Autodesk Docs dispose d'un système d'approbation qui automatise ce processus, garantissant ainsi une progression efficace.

Comment rationaliser les approbations :

Configuration des flux de travail automatisés pour les révisions de documents.
Utilisation des outils de balisage pour mettre en évidence les modifications et ajout de commentaire.
Activation des notifications par e-mail pour tenir les membres de l’équipe informés.
Conservation d’un registre des approbations pour référence ultérieure.
Utilisation des outils de balisage pour une collaboration plus facile

Besoin de donner votre avis sur un fichier ?

Autodesk Docs inclut des outils d'annotation qui vous permettent d'ajouter des notes, de mettre en évidence les modifications et de communiquer avec votre équipe, le tout depuis un seul et même endroit.

Comment mieux collaborer :

Ajout de commentaire et d’annotations directement sur les fichiers 2D et 3D.
Utilisation de différentes couleurs pour les balises afin de catégoriser les commentaires.
Enregistrement des ensembles de balisage pour référence lors de futures révisions.
Suivi et résolution des problèmes plus facilement

Chaque projet rencontre des problèmes, Autodesk Docs vous permet de les suivre, de les attribuer et de les résoudre depuis un seul et même endroit. Permet ainsi de ne pas bloquer les différents processus et d'éviter des retards coûteux.

Comment rester au courant des problèmes :

Définir des niveaux de priorité afin que les problèmes urgents soient traités en premier.
Utilisation de balise et de filtre pour catégoriser les problèmes par discipline.
Intégration à Autodesk Build pour synchroniser le suivi des problèmes avec le projet.
Suive de la progression dans le tableau de bord centralisé des problèmes.
Utilisation des transmissions pour un partage efficace des documents

Besoin d'envoyer des documents aux parties prenantes ? Les transmissions dans Autodesk Docs facilitent le partage de fichiers tout en conservant un enregistrement détaillé des envois.

Comment faire en sorte que les transmissions fonctionnent :

Utilisation des modèles prédéfinis pour plus de cohérence.
Garder une trace des transmissions envoyées et reçues avec une piste d'audit.
Configurer des notifications automatiques pour les destinataires des documents.
Activation du suivi des téléchargements pour confirmation de la consultation des fichiers.
Travailler plus intelligemment avec le connecteur de bureau

Desktop Connector pour Autodesk Docs permet de travailler sur des fichiers directement depuis le bureau, sans avoir à se connecter via un navigateur.

Pourquoi utiliser le connecteur de bureau :

Ouverture, enregistrement et modification des fichiers directement depuis le PC.
Synchronisation des fichiers entre le cloud et le disque local pour un accès hors ligne.
Conservation du contrôle de version des fichiers intact lorsque l’on travaille sur le bureau.
Réduction des téléchargements et des chargements manuels grâce à l’intégration directe dans le cloud.
9. Gestion des utilisateurs et des autorisations plus fines

Si on gère plusieurs projets, il est essentiel de suivre les utilisateurs et les autorisations. Autodesk Docs simplifie l'administration grâce à des outils de gestion centralisés.

Comment garder le contrôle :

Utilisation de l’authentification unique (SSO) pour une authentification sécurisée.
Application des modèles d’autorisation pour attribuer rapidement des rôles.
Configuration des structures de dossiers standardisées pour plus de cohérence.
Consultation régulière des journaux d’accès des utilisateurs pour garantir la sécurité.
Intégration d’AutoCAD et Revit pour des flux de travail fluides

Autodesk Docs se connecte facilement à AutoCAD et Revit, permettant aux équipes de conception et de construction de collaborer sans interruption.

Comment tirer le meilleur parti des intégrations :

Enregistrement des fichiers AutoCAD et Revit directement dans Autodesk Docs pour le contrôle des versions.
Utilisation ce BIM Collaborate Pro pour une coordination plus fluide des modèles.
Partage des fichiers 2D et 3D entre les équipes, facilement.
Activation des mises à jour en temps réel afin que tout le monde dispose des dernières informations.

En Conclusion

Autodesk Docs offre des outils qui simplifient la collaboration sur les projets, réduisent les erreurs et assurent le bon déroulement des workflows. Il permet d’organiser correctement les fichiers, en utilisant des outils d'annotation, en automatisant les approbations et en intégrant d'autres produits Autodesk.